ZI-WBBM

Terobosan kami
 
Target prioritas pada aspek Rencana Pembangunan ZI WBBM BBPMP Provinsi Jawa Timur tahun 2022 adalah sebagai berikut.
  1. Melaksanakan sosialisasi rencana kerja pembangunan ZI WBK dan WBBM tahun 2022
  2. Melakukan percepatan internalisasi pembangunan ZI WBK dan WBBM melalui pelibatan anggota organisasi dalam pembangunan Zona Integritas  menuju WBK/WBBM, yaitu menyediakan form masukan /usulan terkait pembangunan ZI WBK yang akan disampaikan pada kegiatan refleksi bulanan (Rela) dan menyusun mekanisme tindak lanjut saran dan harapan pegawai
  3. Optimalisasi pelibatan pimpinan dalam pembangunan ZI WBK/WBBM melalui mekanisme petapan role model dan evaluasi role model
  4. Optimalisasi peran agen perubahan dalam pembangunan ZI WBK dan WBBM dengan menetapkan agen perubahan dari setiap tingkatan struktur kepegawaia dan bagian/unsur tugas, mengoptimalkan pertemuan agen perubahan melalui forum agen perubahan, menyusun rencana aksi agen perubahan yang mengarah pada tata nilai oraganisasi “AKHLAK’ dan membentuk agen perubahan berdasarkan kontribusi atau produk yang
  5. Membangun budaya kerja dan pola pikir di lingkungan organisasi melalui refleksi bulanan melibatkan seluruh karyawan berisi evaluasi kepegawaian dan capaian kinerja lembaga, apel pagi sebagai sarana pemberian informasi dan peningkatan disiplin pegawai yang berisi kegiatan utama cek kehadiran dan cek atribut pegawai, pemberlakuan Surat Edaran terkait punishment bagi pegawai yang tidak mengikuti apel. (sumber data dari area SDM) dan punishment terkait pegawai yang tidak melaksanakan tugasnya di jam kerja. (sumber data dari area SDM)
  6. Memperbaiki dan menyesuaikan peta proses bisnis instansi sesuai dengan nomenklatur baru dengan mengintegrasikan peta proses bisnis dengan peta proses bisnis unit pusat, membuat POS Unit yang merupakan turunan dari POS yang diterbitkan oleh Pusat, Satker membuat POS Inovasi dan Satker menyusun POS strategis untuk kepentingan stakeholders dan POS generik untuk kepentingan internal pemangku jabatan di Satker.
  7. Membentuk Tim Koordinasi pengendalian gratifikasi dengan bekerjasama dengan tim petugas pengendali gratifikasi (PPG) Itjen Kemendikbud.
  8. Membentuk petugas khusus pengelolaan pengaduan masyarakat yang aktif bekerja dan melaporkan kemajuan kinerjanya secara berkala
  9. Menyusun peta resiko dan program pengendalian internal serta mengoptimalkan peran satuan pengawasan intern yang dimiliki BBPMP Provinsi Jawa Timur untuk membantu memantau dan mengevaluasi  efektifitas pengendalian internal yang sedang berjalan.
 
Inovasi dalam Pembangunan ZI
Target prioritas pada aspek Inovasi dalam Pembangunan ZI adalah sebagai berikut.
  1. Merancang dan melaksanakan inovasi yang menunjang pelaksanaan tugas layanan di internal BBPMP Provinsi Jawa Timur, yang meliputi melakukan penataan ulang inovasi yang telah ada untuk disesuaikan dengan tuntutan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi lembaga berdasarkan OTK yang baru dan mengintegrasikan beberapa inovasi yang memermudah pelaksanaan layanan baik internal maupun eksternal
  2. Inovasi layanan internal yang dilakukan penataan ulang untuk disesuaikan dengan tuntutan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi lembaga berdasarkan OTK yang baru, meliputi Silat atau Sistem Informasi Layanan Terpadu, yaitu Sebuah program untuk meningkatkan layanan LPMP Propinsi Jawa Timur secara online, Si Pirang atau sistem informasi Permintaan Barang, yaitu Sebuah inovasi Efisiensi mekanisme permintaan barang persediaan, Si Riska, yaitu aplikasi berbasis web, yang digunakan untuk mengelola barang milik negara (BMN) yang ada di LPMP Propinsi Jawa Timur, Si Pendaki, yaitu aplikasi terintegrsai yang digunakan untuk  mengelola data kegiatan dan data peserta kegiatan di LPMPJawa Timur
  3. Inovasi layanan eksternal yang dilakukan penataan ulang untuk disesuaikan dengan tuntutan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi lembaga berdasarkan OTK yang baru, meliputi Si Pemudik yaitu inovasi percepatan  layanan pemetaan mutu untuk menghasilkan peta mutu  pendidikan setiap kabupaten dan kota pada setiap jenjang pendidikan dan satuan pendidikan, Superman yaitu sebuah inovasi untuk mengawal satuan pendidikan pada setiap kabupaten kota untuk melakukan peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan, Si Pak Guru yaitu sebuah inovasi untuk membantu  guru dalam  mempermudah guru dalam Pengusulan Angka Kredit dan memantau progres berkas pengajuannya secara online, Lored yaitu inovasi yang dikembangkan untuk melayani pendidik dan tenaga kependidikan dalam bentuk fasilitasi pengembangan profesi dan melakukan publikasi hasil pengembangan profesi baik online mauun ofline, Silat (termasuk di dalamnya Dumas – Aduan Masyarakat) yaitu inovasi untuk memberikan layanan informasi kepada masyarakat secara online dengan pendekatan responsif terkait kebutuhan informasi pendidikan dan administrasi pendidikan dan ULT-Link yaitu inovasi layanan yang merupakan pengembangan dari SILAT dan ULT yang disediakan untuk stakeholder yang berada di wilayah yang jauh (remote) yang dilakukan secara daring melalui video converence dan luring yang dilakukan dengan mendatangi langsung ke daerah
Penataan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, dan terukur pada Zona Integritas menuju WBBM.
 
Target
  1. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan;
  2. Meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan;
  3. Meningkatnya kinerja Balai Besar Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi Jawa Timur.
Untuk mencapai target tersebut Balai Besar Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi Jawa Timur. melakukan upaya dengan indikator-indikator sebagai berikut:
 
Pemenuhan
Prosedur Operasional Standar (POS):
  1. Menyusun Peta Proses Bisnis BBPMP berdasar Peta Proses Bisnis Kemendikbudristek dan Ditjen Paud Dasmen;
  2. Menyusun POS yang mengacu pada Peta Proses Bisnis BBPMP baik POS Utama, maupun POS Inovasi;
  3. Internalisasi POS melalui apel pagi, tatap muka langsung dengan petugas, web, dan Youtube;
  4. Memastikan pelaksanaan tugas pegawai sesuai POS dengan memasang POS di ruang kerja dan tempat layanan;
  5. Melakukan evaluasi dan Reviu POS secara periodik.
 
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE):
  1. Pengukuran kinerja menggunakan teknologi informasi, antara lain: E SKP, dan SPASIKITA;
  2. Operasionalisasi manajemen SDM menggunakan teknologi informasi, antara lain: Sinde, E Kehadiran, SIMPEG,  Dikbud HR, WA Group Pegawai BBPMP Prov. Jatim;
  3. Pelayanan kepada publik  menggunakan teknologi informasi, antara lain: Silat (Sistem Layanan Terpadu), ULT Link (Unit Layanan Terpadu Daring dan Luring);
  4. Laporan monitoring dan evaluasi terhadap pemanfaatan teknologi informasi dalam pengukuran kinerja unit, operasionalisasi SDM, dan pemberian layanan kepada publik  dilakukan secara berkala catur wulan (4 bulan);
  5. Inovasi dilakukan dengan mengintegrasikan SPBE Administrasi Internal dalam aplikasi SI RATU (Sistem Informasi Surat Tugas), untuk layanan publik di aplikasi Portal Mutu.
 
Keterbukaan Informasi Publik:
  1. Telah ditetapkkan tim Pejabat Pengelola Informasi Publik (PPID) yang menyebarkan seluruh informasi yang dapat diakses secara mutakhir dan lengkap melalui web BBPMP Jatim;
  2. Dilakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik secara periodik.
 
Reform
Peta Proses Bisnis Mempengaruhi Penyederhanaan Jabatan
Adanya perubahan Penyusunan Proses Bisnis yang semula berdasar Tugas fungsi dan rincian tugas, sekarang disusun berdasar Peta proses Bisnis Kemendikbudristek dan Ditjen PDM yang telah melakukan penyederhanaan seluruh jabatan.
 
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang Terintegrasi
  1. Implementasi SPBE  terintegrasi dan mampu mendorong pelaksanaan pelayanan publik yang lebih cepat dan efisien melalui : Web BBPMP Prov. Jatim dan Portal Mutu BBPMP Jatim;
  2. Implementasi SPBE  terintegrasi dan mampu mendorong pelaksanaan pelayanan internal yang lebih cepat dan efisien melalui Web BBPMP Prov. Jatim dan Aplikasi SI RATU (Sistem Informasi Surat Tugas)
 
Transformasi Digital Memberikan Nilai Manfaat
  1. Transformasi digital pada bidang proses bisnis utama telah mampu memberikan nilai manfaat bagi unit kerja secara optimal yang berdampak pada efisiensi waktu dan biaya, melalui pengembangan aplikasi: Superman (Sistem Supervisi Pendidikan)
  2. Transformasi digital pada bidang administrasi pemerintahan telah mampu memberikan nilai manfaat bagi unit kerja secara optimal yang berdampak pada efisiensi waktu dan biaya, melalui pengembangan aplikasi: Si Pirang (Sistem Informasi Persediaan Barang) dan Si Riska (Sistem Informasi Inventaris Kantor)
  3. Transformasi digital pada bidang pelayanan publik telah mampu memberikan nilai manfaat bagi unit kerja secara optimal yang berdampak pada efisiensi waktu dan biaya, melalui pengembangan layanan: Silat (Sistem Layanan Terpadu), ULT Link (Unit Layanan Terpadu Daring dan Luring)
Penataan sistem manajemen SDM bertujuan untuk meningkatkan profesionalisme SDM pada BBPMP Provinsi Jawa Timur dalam mewujudkan Zona Integritas WBBM dengan mengedepankan core value BerAKHLAK.
 
Target
  1. Meningkatnya ketaatan dan kedisiplinan terhadap pengelolaan SDM aparatur di lingkungan BBPMP Provinsi Jawa Timur;
  2. Meningkatnya kinerja SDM BBPMP Provinsi Jawa Timur yang efektif dan Efisien;
  3. Meningkatnya profesionalisme SDM BBPMP Provinsi Jawa Timur sesuai nilai inti ASN BerAKHLAK.
Untuk mencapai target tersebut Balai Besar Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi Jawa Timur melakukan upaya dengan indikator-indikator sebagai berikut :
 
Pemenuhan
  1. Menyusun kebutuhan pegawai mengacu kepada peta jabatan dan hasil analisis beban kerja untuk masing-masing jabatan;
  2. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap penempatan pegawai rekrutmen untuk memenuhi kebutuhan jabatan dalam organisasi telah memberikan;
  3. Melakukan mutasi pegawai antar jabatan sebagai wujud dari pengembangan karier pegawai;
  4. Melakukan mutasi pegawai antar jabatan dengan memperhatikan kompetensi jabatan dan mengikuti pola mutasi yang telah ditetapkan;
  5. Melakukan Training Need Analysis Untuk pengembangan kompetensi;
  6. Menyusun rencana pengembangan kompetensi pegawai dengan mempertimbangkan hasil pengelolaan kinerja pegawai;
  7. Melakukan pengembangan kompetensi kepada seluruh pegawai melalui kegiatan Sharing Knowledge;
  8. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap hasil pengembangan kompetensi dalam kaitannya dengan perbaikan kinerja secara bulanan;
  9. Menetapkan seluruh kinerja individu terkait dengan kinerja organisasi sesuai Permenpan RB Nomor 6 Tahun 2022;
  10. Melakukan pengukuran kinerja individu secara bulanan melalui penilaian kinerja pada aplikasi SKP;
  11. Memberikan reward berdasarkan penilaian kinerja individu dalam bentuk pemberian tunjangan kinerja yang diberikan setiap bulan;
  12. Mengimplementasikan seluruh aturan disiplin/kode etik/kode perilaku yang ditetapkan organisasi dan membuat inovasi terkait aturan disiplin/kode etik/kode perilaku yang sesuai dengan karakteristik unit kerja;
  13. Memutakhirkan data informasi kepegawaian unit kerja secara bulanan;
  14. Mengembangkan aplikasi Dulurs yang mengintegrasikan berbagai aplikasi kepegawaian untuk memberikan kemudahan layanan kepegawaian.
 
Reform
  1. Kinerja Individu telah berorientasi hasil (outcome) sesuai pada levelnya;
  2. Hasil assement telah dijadikan pertimbangan untuk mutasi dan pengembangan karir pegawai;
  3. Pernurunan pelanggaran disiplin pegawai BBPMP Provinsi Jawa Timur.
Saat ini, akuntabilitas menjadi isu penting dalam birokrasi. Akuntabilitas berorientasi pada hasil serta sebagai salah satu asas umum dalam penyelenggaraan negara dan menjadi prinsip dasar dari good and clean government. Pertanggungjawaban dan peningkatan kinerja instansi pemerintah melalui implementasi Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP). Poin penting dalam penguatan akuntabilitas suatu lembaga dapat dilihat dari adanya keterlibatan pimpinan, pengelolaan akuntabilitas kinerja, pengoptimalan capaian kinerja unit kerja, dan tercapainya Nilai Kinerja Anggaran (NKA) yang baik.
Capaian nilai SAKIP LPMP Provinsi Jawa Timur cenderung meningkat dari tahun 2016 hingga tahun 2021. Pada tahun 2021, capaian nilai SAKIP LPMP Provinsi Jawa Timur (saat ini BBPMP atau Balai Besar Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi Jawa Timur) telah terealisasi sebesar 88,00 dan mendapat Predikat SAKIP A. Adanya peningkatan nilai SAKIP tersebut sebagai indikator terwujudnya tata kelola lembaga yang lebih baik.
Upaya untuk mendukung tingkat capaian tata kelola lembaga yang baik dengan menerapkan siklus manajemen kinerja yang terintegrasi, antara lain:
  • Keterlibatan pimpinan lebih komprehensif dalam mengarahkan proses penyusunan dokumen perencanaan (Renstra, RKAKL, Program Kerja, PK Kepala, Rencana Aksi hingga PK Individu), terlibat aktif dalam pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kinerja.
  • Pengelolaan akuntabilitas kinerja dengan menyusun dokumen perencanaan kinerja yang berkualitas, yaitu:
    1. Dokumen Renstra yang disusun berdasarkan pedoman dan sudah berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama 5 tahun. Renstra lembaga juga direviu secara berkala untuk menjaga kualitas dokumen perencanaan hingga akhir tahun Renstra. Salah satu tujuan reviu Renstra adalah dikarenakan adanya perubahan kebijakan yang mengakibatkan perubahan pada Sasaran dan Indikator pada Renstra. Dengan adanya reviu, maka terdapat keselarasan arah kebijakan dan strategi antara Kemendikbudristek dengan UPT BBPMP di daerah;
    2. Menetapkan tujuan, sasaran, target, melakukan penyelarasan tugas dan fungsi mulai dari tingkat Kementerian hingga UPT, menyusun PK Kepala selanjutnya diturunkan hingga level individu (SKP/ PK Individu). Hal ini untuk memastikan bahwa capaian kinerja lembaga secara keseluruhan dapat terlihat dari hasil kinerja individu pegawai sesuai dengan SKP masing-masing;
    3. Dalam proses penyusunan program/ kegiatan, menjadikan permasalahan utama atau isu-isu strategis mengenai penjaminan mutu pendidikan di Provinsi Jawa Timur sebagai dasar dalam penentuan skala prioritas  penyusunan program/ kegiatan. Proses penyusunan program/ kegiatan dan anggaran juga dilakukan secara transparan dan akuntabel, efektif dan efisien.
  • Pengoptimalan pencapaian target kinerja, yaitu dengan melibatkan seluruh sumber daya yang dimiliki oleh lembaga untuk mendukung tingkat pencapaian target kinerja lembaga.
    1. Pengukuran kinerja, yaitu kegiatan pemantauan, pengukuran, dan evaluasi terhadap pelaksanaan program dan kegiatan secara internal dilakukan rutin setiap bulan dan triwulan untuk dilakukan perbaikan yang berkelanjutan;
    2. Perbaikan kinerja, sebagai umpan balik perencanaan kinerja.
  • Menciptakan sinergi yang baik dan terstruktur antara pemerintah pusat dan daerah. Selain itu juga menciptakan budaya kerja yang berkualitas di dalam internal lembaga untuk menunjang kinerja lembaga. Hal ini dilakukan agar dapat terbangun Budaya Kerja Bersih dan Melayani.
 
Kerjasama LPMP Provinsi Jawa Timur dengan Satuan Tugas Covid 19 Provinsi Jawa Timur sebagai tempat karantina bagi kepulangan Pekerja Migran Indonesia (PMI), WNI dan kedatangan WNA yang masuk ke wilayah Jawa Timur melalui Bandara Juanda-Surabaya. Bentuk kerjasama adalah penyiapan Asrama F sebagai tempat karantina bagi PMI, WNI dan WNA sebanyak 84 kamar.
 
Tim Satuan Pengawasan Intern (SPI) melaksanakan kegiatan Penyusunan Peta Resiko dalam Pengawasan Internal LPMP Provinsi Jawa Timur dengan narasumber dari BPKP Perwakilan Provinsi Jawa Timur. Kegiatan bertujuan untuk pendampingan dalam penyusunan peta resiko yang valid terhadap pelaksanaan program kerja lembaga. Peta resiko sebagai bahan perbaikan dan peningkatan kinerja lembaga untuk menunjang birokrasi bersih melayani sebagai upaya mendukung lembaga menjadi instansi pemerintah yang berpredikat wilayah birokrasi bersih melayani (WBBM).
 
Tim kerja WBBM LPMP Provinsi Jawa Timur mendapatkan pengetahuan dan pengalaman melalui sharing knowledge dengan Satker yang berpredikat WBK/ WBBM, bimbingan dan asistensi dari Inspektorat Jenderal Kemendikbudristek dan dari Satker Kemendikbudristek yang telah mendapat predikat WBK/ WBBM, serta penilaian dan evaluasi dari tim Kemenpan RB. Bagi LPMP, reformasi birokrasi merupakan salah satu langkah awal untuk melakukan penataan terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan yang baik, efektif dan efisien, sehingga dapat melayani masyarakat secara cepat, tepat, dan profesional.
 
Tim ZI WBK/ WBBM LPMP Provinsi Jawa Timur telah melaksanakan kegiatan selama tahun 2021 antara lain:
  1. Pemantapan dan penyempurnaan inovasi layanan LPMP Provinsi Jawa Timur;
  2. Pendampingan satker dibawah Kemendikbudristek menuju WBK;
  3. Penguatan pembangunan ZI WBBM melalui rapat internal tim kerja WBBM;
  4. Internalisasi program WBBM ke seluruh pegawai;
  5. Penyusunan RTL dari rencana aksi agen perubahan;
  6. Uji publik standart Layanan LPMP Provinsi Jawa Timur (area Tata Laksana).
 
Dukungan sistem informasi manajemen yang terintegrasi antara Kemendikbudristek dengan BBPMP.
Penerapan dan pengelolaan siklus manajemen kinerja pada BBPMP Provinsi Jawa Timur lebih terintegrasi dan terdapat perbaikan berkesinambungan. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya aplikasi SPASIKITA yang telah dikembangkan oleh Kemendikbudristek dan telah digunakan oleh seluruh satker/ UPT termasuk oleh BBPMP Provinsi Jawa Timur. Aplikasi SPASIKITA membantu dan mempermudah dalam proses perencanaan, sebagai media monitoring dan evaluasi pelaksanaan program kegiatan, serta membantu proses pelaporan akuntabilitas kinerja. Aplikasi SPASIKITA terkoneksi dengan aplikasi lain yaitu SMART dan OM-SPAN Kemenkeu, E-Monev Bappenas, SIMKEU Molk Kemendikbud, e-SAKIP REVIU Kemenpan RB, dan Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE).
 
Perbaikan layanan secara keseluruhan, serta menciptakan inovasi layanan baik yang dilakukan secara online maupun offline. Aplikasi Si Mantan (Sistem Informasi Manajemen Kegiatan) BBPMP Provinsi Jawa Timur juga telah dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah dalam pengelolaan kegiatan internal lembaga, mulai dari perencanaan, pemantauan pelaksanaan kegiatan setiap bulan dan triwulan, serta evaluasi pelaksanaan kegiatan dan daya serap anggaran.
Penguatan pengawasan bertujuan untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN di lingkungan BBPMP Provinsi Jawa Timur.
Target yang ingin dicapai adalah:
  1. Meningkatnya kepatuhan dan efektivitas terhadap pengelolaan keuangan negara;
  2. Mencegah penyalahgunaan kewenangan;
  3. Meningkatkan sistem integritas di lingkungan BBPMP Provinsi Jawa Timur dalam upaya pencegahan KKN
Upaya yang telah dilakukan oleh BBPMP Provinsi Jawa Timur untuk mencapai target antara lain:
 
Pertama, Pengendalian GratifikasiUpaya pengendalian gratifikasi sudah dilakukan sejak awal pembangunan Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi (ZI-WBK) dan terus berkelanjutan hingga saat ini. Hal pertama yang dilakukan adalah public campaign, yang bertujuan untuk mensosialisasikan adanya gerakan Anti Gratifikasi baik kepada internal maupun eksternal lembaga. 
 
Internalisasi dilakukan melalui media apel pagi pegawai dimana pembina apel membahas tentang Anti Gratifikasi. Pada saat pembekalan pegawai yang akan bertugas ke daerah, juga selalu diingatkan untuk selalu berkomitmen untuk tidak menerima gratifikasi. Di tahun 2022, WA grup pegawai digunakan secara optimal oleh pimpinan lembaga untuk mengingatkan pegawai agar tidak menerima gratifikasi dan jika tidak dapat menolak maka harus melaporkan penerimaan gratifikasi kepada Tim Unit Pengendali Gratifikasi (UPG). WA grup juga digunakan untuk berbagi informasi flyer anti gratifikasi dan foto Twibbon anti gratifikasi.
 
Sosialisasi kepada eksternal menggunakan berbagai media untuk publikasi yaitu simbol – simbol anti gratifikasi di web BBPMP Prov. Jatim, pin anti gratifikasi, banner anti gratifikasi, spanduk anti gratifikasi, video anti gratifikasi dan sosialisasi anti gratifikasi pada saat pembukaan kegiatan lembaga. Di tahun 2020 saat terjadi pandemi covid-19, kampanye anti gratifikasi tetap dilakukan pada saat pembukaan kegiatan secara daring. Media sosial, Instagram BBPMP Jatim juga digunakan untuk sosialisasi anti gratifikasi. Di tahun 2022 BBPMP Prov. Jatim melanjutkan dengan menjaring komitmen dari Dinas Pendidikan dan Cabang Dinas Pendidikan di seluruh wilayah Jawa Timur untuk mendukung Gerakan Anti Gratifikasi. Selain itu untuk menegaskan kembali komitmen terhadap layanan yang gratis dan anti gratifikasi maka di Unit Layanan Terpadu (ULT) dipasang simbol-simbol dan gambar Anti Gratifikasi.
Upaya selanjutnya adalah mengimplementasikan kegiatan pengendalian gratifikasi, hal – hal yang dipersiapkan untuk mendukung sistem pengendalian gratifikasi antara lain legitimasi yang kuat dengan adanya SK Tim UPG, menyediakan Lemari Gratifikasi, Surat Tugas dengan footnote Anti Gratifikasi, form pelaporan penolakan penerimaan gratifikasi yang dapat diakses tautannya pada website BBPMP Jatim, melakukan penyusunan laporan tim UPG setiap semester, serta melakukan survei Pengendalian Gratifikasi. Pada tahun 2022 untuk memudahkan akses tiap pegawai untuk melaporkan penolakan penerimaan gratifikasi maka form dapat diakses tautannya melalui aplikasi internal DULUR (berbasis android). Diharapkan dengan public campaign dan kegiatan pengendalian yang dilakukan secara berkelanjutan dapat selalu menjaga semangat ZI-WBK menuju WBBM.
 
Kedua, Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)
Tindakan pengendalian diperlukan untuk memberikan keyakinan yang memadai (reasonable assurance) terhadap pencapaian efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara. Pengendalian intern akan menciptakan keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuan akhir sistem pengendalian intern ini adalah untuk mencapai efektivitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara.
 
Penerapan SPIP melalui empat hal yaitu :
 
Membangun lingkungan pengendalian pada 6 indikator yaitu pengendalian anggaran, pengendalian pengadaan barang dan jasa, pengendalian SDM, pengendalian BMN, pengendalian penyerapan anggaran, dan pengendalian kerugian negara.
 
Tim SPIP disusun untuk menjamin terlaksananya seluruh kegiatan pengendalian menjadi terintegrasi untuk mencapai visi dan misi lembaga dalam pelaksanaan tugas dan fungsi secara efektif, efisien, transparan dan akuntabel.
 
Inovasi yang telah dilakukan yaitu pemanfaatan aplikasi SIPIRANG (Sistem Informasi Persediaan Barang)  dan SIRISKA (Sistem Informasi Inventaris Kantor) sebagai bentuk pengendalian pada BMN.
 
Melakukan penilaian risiko atas pelaksanaan kebijakan
Penilaian risiko dimulai dengan melihat kesesuaian antara tujuan kegiatan yang dilaksanakan dengan tujuan sasaran, serta tujuan strategik yang ditetapkan pemerintah pusat. Selanjutnya melakukan identifikasi risiko atas risiko intern dan ekstern yang dapat mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan tersebut, kemudian menganalisis risiko yang memiliki kemungkinan kejadian dan dampak mulai dari risiko sangat tinggi sampai dengan risiko yang sangat rendah. Peta Resiko tahun 2022 disusun sebagai bentuk identifikasi risiko lembaga, hasil analisisnya digunakan untuk menyusun mitigasi resiko. Berdasarkan hasil penilaian risiko dilakukan respon atas risiko dan membangun kegiatan pengendalian yang tepat.
 
Melakukan kegiatan pengendalian untuk meminimalisir risiko yang telah diidentifikasi
Kegiatan pengendalian yang dilakukan secara berkala oleh Tim Satuan Pengawasan Internal (SPI) adalah Reviu di bagian Kepegawaian, Keuangan dan BMN. Hasil Reviu pada masing – masing bagian tersebut menjadi acuan untuk meminimalisir resiko. Inovasi yang telah dilakukan untuk meminimalisir risiko yang timbul antara lain:
  1. Pengelolaan barang persediaan yaitu Sistem Informasi Permintaan Barang (Si Pirang);
  2. Pengelolaan BMN yaitu Sistem Informasi Inventaris BMN Kantor (Si Riska);
  3. Pengelolaan Kepegawaian yaitu Dulur;
  4. Pengelolaan Penganggaran yaitu Sistem Informasi Manajemen Kegiatan (Si Mantan)
Selain itu Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (TLHP) oleh APIP baik dari internal maupun eksternal telah di tuntaskan sehingga tidak ada Tindak lanjut yang tertunda.
 
Menginformasikan dan mengkomunikasikan kepada seluruh pihak terkait
Jika sebelumnya Hasil Reviu oleh tim SPI hanya disampaikan kepada pihak tertentu guna perbaikan, maka sejak tahun 2019 hasil Reviu disampaikan kepada seluruh pihak terkait dalam forum terbuka yang didampingi oleh Inspektorat Jenderal Kemdikbud (deseminasi hasil pengawasan). Hal ini tentunya menjadi hal yang sangat baik karena banyak saran dan masukan khususnya dari Itjen selaku pembina dari kementerian untuk membantu penyelesaian permasalahan yang ada di lembaga. 
 
Ketiga, Pengaduan Masyarakat
Pengaduan masyarakat (Dumas) adalah penyampaian keluhan oleh pihak eksternal lembaga BBPMP Provinsi Jawa Timur atas tindakan pegawai yang melakukan penyalahgunaan wewenang, pelanggaran  disiplin atau pelanggaran kedinasan dan kinerja.
 
Penanganan Pengaduan Masyarakat melalui 4 hal:
 
Kebijakan Pengaduan masyarakat telah diimplementasikan
Jika terdapat indikasi dari tiga pelanggaran tersebut diatas, maka pihak eksternal dapat melakukan aduan pada tautan Dumas yang ada di website BBPMP Provinsi Jawa Timur.
 
Pengaduan masyarakat ditindaklanjuti
Dibentuk tim khusus untuk menangani pengaduan masyarakat yang masuk.  Penilaian pengaduan menghitung realisasi penanganan pengaduan masyarakat yang harus diselesaikan.
 
Melakukan monitoring dan evaluasi atas penanganan pengaduan masyarakat
Proses Monitoring dan Evaluasi telah dilakukan secara berkala setiap bulan
 
Hasil evaluasi atas penanganan pengaduan masyarakat telah ditindaklanjuti
Hasil Monitoring dan Evaluasi proses pengaduan masyarakat dilakukan tindak lanjut dan evaluasi setiap bulan.
 
Keempat, Whistle-Blowing System (WBS)
WBS merupakan mekanisme penyampaian pengaduan dugaan tindak pidana tertentu yang telah terjadi atau akan terjadi yang melibatkan pegawai dan orang lain yang dilakukan dalam organisasi tempatnya bekerja, dimana pelapor bukan merupakan bagian dari pelaku kejahatan yang dilaporkannya.
 
Unsur Pengaduan dalam WBS yaitu:
  1. WHAT yaitu apa perbuatan berindikasi Tindak Pidana Korupsi/pelanggaran yang diketahui;
  2. WHO yaitu siapa yang bertanggungjawab/terlibat dan terkait dalam perbuatan tersebut;
  3. WHERE yaitu dimana tempat terjadinya perbuatan tersebut dilakukan;
  4. WHEN yaitu kapan waktu perbuatan tersebut dilakukan;
  5. HOW yaitu Bagaimana cara perbuatan tersebut dilakukan (modus, cara, dan sebagainya);
  6. EVIDENCE (jika ada) yaitu dilengkapi dengan bukti permulaan (data, dokumen, gambar dan rekaman) yang mendukung. Tidak perlu khawatir terungkapnya identitas diri pelapor karena Identitas sebagai whistleblower sangat dirahasiakan dan dilindungi. Fokusnya adalah kepada materi informasi yang dilaporkan.
Whistle Blowing System telah diterapkan
Jika pihak internal BBPMP Provinsi Jawa Timur (pegawai) melihat atau mengetahui dugaan Tindak Pidana Korupsi atau bentuk pelanggaran lainnya yang dilakukan pegawai lain, maka dapat membuat laporan pada tautan WBS yang dapat diakses di website BBPMP Provinsi Jawa Timur, adapun tautan pelaporan WBS ini dikelola langsung oleh Inspektorat Jenderal Kemdikbudristek.
 
Telah dilakukan evaluasi atas penerapan Whistle Blowing System
Penerapan WBS merupakan kebijakan yang dibangun oleh Inspektorat Jenderal Kemendikbudristek yang telah di internalisasikan ke BBPMP Jawa Timur dalam proses pelaporannya melalui link yang telah tersedia. Untuk tindak lanjut ddan penanganannya dikembalikan kepada Inspektorat Jenderal selaku pemangku Kebijakan WBS.
 
Hasil evaluasi atas penerapan Whistle Blowing System telah ditindaklanjuti
Dari jawaban surat permintaan data kepada Inspektorat Jenderal perihal pengaduan atau laporan yang sudah masuk ke BBPMP Jawa Timur dapat  diambil solusi ataupun langkah kongkret guna mengatasi permasalahan yang mungkin bisa terjadi.
 
Kelima, Penanganan Benturan Kepentingan
Telah terdapat identifikasi/pemetaan benturan kepentingan dalam tugas fungsi utama
Identifikasi benturan kepentingan melalui Peta benturan kepentingan yang disusun di lingkungan BBPMP Jawa Timur. Peta ini sangat berguna untuk mengklasifikasikan benturan kepentingan dan juga rencana penanganan yang dilakukan jika benturan kepentingan terjadi.
 
Penanganan Benturan Kepentingan telah disosialisasikan/internalisasi
Internalisasi tentang penanganan benturan kepentingan dilakukan melalui grup WA pegawai di lingkungan BBPMP Jawa Timur
 
Penanganan Benturan Kepentingan telah diimplementasikan
Berdasarkan peta benturan kepentingan maka digunakan sebagai acuan untuk menangani benturan kepentingan yang mungkin terjadi
 
Telah dilakukan evaluasi atas Penanganan Benturan Kepentingan
Berdasarkan peta benturan kepentingan disusun format yang digunakan sebagai bahan evaluasi penanganan benturan kepentingan
 
Hasil evaluasi atas Penanganan Benturan Kepentingan telah ditindaklanjut
Laporan evaluasi dari proses aduan benturan kepentingan sebagai salah satu bentuk evaluasi sistem yang telah di kembangkan di BBPMP Provinsi Jawa Timur.
 
Upaya REFORM juga dilakukan pada area penguatan pengawasan yaitu :
 
Mekanisme Pengendalian
Mekanisme pengendalian aktivitas secara berjenjang melalui penerapan SPIP di BBPMP Provinsi Jawa Timur. Harapannya dengan mekanisme pengendalian berjenjang dapat dideteksi secara dini permasalahan yang timbul, sehingga dapat diatasi dengan tepat sasaran. Sehingga akan lebih optimal dalam tujuan mencapai efektivitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara.
 
Penanganan Pengaduan Masyarakat
Pengaduan masyarakat yang masuk melalui link DUMAS pada website BBPMP Provinsi Jawa Timur dari hasil verifikasi aduan, hingga saat ini kebanyakan masih berupa aduan permohonan informasi dan layanan yang terkait PAK dan NUPTK, bukan pengaduan tentang penyalahgunaan wewenang, pelanggaran disiplin, pelanggaran kedinasan dan kinerja pegawai. Sesuai dengan alur penanganan pengaduan masyarakat maka aduan yang masuk akan diteruskan ke pihak pengelola layanan. Sebagai upaya untuk mengedukasi pihak eksternal terkait pengaduan masyarakat maka dilakukan sosialisasi melalui sosial media yang dimiliki BBPMP Provinsi Jawa Timur.
 
Penyampaian Laporan Harta Kekayaan
LHKPN dan LHKASN hingga tahun 2022 berdasarkan data dari Inspektorat Jenderal Kemdikbudristek telah 100%. Hal ini menunjukkan kepatuhan setiap pegawai untuk melaporkan harta kekayaannya sesuai dengan arahan dari pemeintah pusat. 
Pelayanan Publik diatur dalam UU Nomor 25/2009 dan Pelayanan Informasi Publik diatur dalam UU Nomor 14/2008. Amanat dari aturan tersebut adalah setiap Penyelenggara Negara wajib memberikan pelayanan publik melalui pengelolaan   pelayanan, Pengelolaan   Pengaduan,   Pengelolaan   Informasi, Layanan konsultasi, dan evaluasi pelaksanaan pelayanan publik.
 
Tuntutan pelayanan publik terhadap penyelenggara negara adalah memberikan layanan cepat, layanan waktu yang tidak terbatas, mendapatkan kenyaman fasilitas, dan mendapatkan respon cepat dari penyelenggara pelayanan publik. Unit Layanan Terpadu Kementerian   Pendidikan   dan   Kebudayaan   mempunyai   tugas memberikan layanan langsung dan tidak langsung   terkait dengan permintaan informasi.
 
Untuk  mewujudkan  penyelenggaraan  pelayanan  publik  sesuai dengan  asas penyelenggaraan  pemerintahan  yang  baik dan kepastian hak serta kewajiban berbagai pihak maka penyelenggaraan pelayanan publik wajib dilaksanakan;. Dan untuk meningkatkan kualitas   pelayanan   publik    di    unit pelaksanaan teknis di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan,  Riset, dan Teknologi khususnya BBPMP, maka perlu perlu ada terobosan dalam peningkatan kualitas layanan.
 
Terobosan kami
Dalam rangka terobosan area pelayanan maka jenis pelayanan yang semula daring dan tatap muka, maka di tahun 2022 ditambah dengan inovasi yaitu ULT-Link (daring dan keliling) dan upaya memberikan kemudahan layanan yang cepat, mudah, efisien dan efektif, Balai Besar Penjaminan Mutu Pendidikan (BBPMP) Provinsi Jawa Timur akan menghadirkan inovasi terbaru yaitu ULT-Link atau Unit Layanan Terpadu secara daring.  
 
ULT-Link ini dihadirkan untuk memberikan layanan daring yaitu metode telekomunikasi yang memudahkan segala pertemuan, inti dari daring adalah bentuk telekomunikasi yang dilakukan dengan jaringan internet. Dengan adanya ULT Daring ini masyarakat dapat meminta informasi, menyampaikan pengaduan, bertanya, berdialog, memberikan saran dan masukan, serta konsultasi secara daring dengan nyaman dan memperoleh kepastian mendapatkan tanggapan yang baik dan profesional.
 
ULT-Link ini berawal dari banyaknya permasalahan stakeholder yang kesulitan mengupdate data dan permasalahan jarak yang jauh antara kabupaten/kota di wilayah Jawa Timur. Sehingga dirasa layanan daring bisa menjembatani permasalahan    tersebut    dalam optimalisasi    layanan.    Kami    berharap melalui layanan ini, masyarakat dapat memanfaatkannya dengan baik dan kami berupaya untuk terus meningkatkan sinergi dengan 38 Dinas Pendidikan dan 24 Cabang Dinas Kabupaten/Kota di Provinsi Jawa Timur.
 
Tujuan dari layanan daring ini untuk :
  1. Meringankan beban masyarakat baik dari segi biaya, waktu, dan jarak untuk mendapatkan informasi yang diperlukan
  2. Mengoptimalkan  peran  UPT  BBPMP  Kemdikbudristek  dalam  memberikan pelayanan publik
  3. Memberikan  kemudahan    layanan  kepada  pemangku  kepentingan  serta seluruh stakeholder sebagai mitra kerja BBPMP Provinsi Jawa Timur
  4. Memberikan layanan yang cepat dari penyelenggara pelayanan publik, waktu yang tak terbatas tanpa ada pungutan dan
  5. Memberikan kenyamanan fasilitas dan keramahan layanan.
Layanan ULT BBPMP Provinsi Jawa Timur terdiri dari: Layanan Komunikasi, Kemitraan dan Pemberdayaan, Layanan Inovasi dan Transformasi Pembelajaran, Layanan Data, Perencanaan dan Penjaminan Mutu, Layanan Tata Kelola, Kabupaten/kota yang sering menggunakan layanan aplikasi silat dan Kabupaten/kota yang banyak permasalahan dalam mengupload berkas (di verval PTK).
 
Sebelumnya
Pada tahun 2021 lokasi unit layanan terpadu berada di gedung B lantai 1. Pengguna layanan kesulitan mencari lokasinya karena kurang strategis jauh dari pintu gerbang utama dan tidak tampak dari depan kantor utama.
Jenis layanan yang ditawarkan tatap muka dengan datang langsung ke ULT  dan online menggunakan aplikasi Silat  Dua jenis  layanan tersebut masih kurang maksimal terutama untuk kab/kota yang lokasinya jauh dari ibu kota provinsi.